【2019年版】【知らなきゃ損】Gmailのアーカイブを使うだけでタスク管理がすごく快適になる

Gmailの「アーカイブ」という機能を知っていますか?

この機能、知らない人がとても多いですが、とても便利です。

実はGmailはアーカイブを使う前提で設計されています。
そのため、Gmailはアーカイブを知らずに使うとかえって使いづらく、
知らず知らずのうちにメールの管理を難しくしてしまっている可能性があるのです。

アーカイブを上手に使いこなせると、
Gmailでのタスク管理が非常に快適になり、仕事の生産性が向上します。

今回は「アーカイブ」とは何かについて、詳細に解説したいと思います!

受信トレイの正しい使い方

アーカイブについて理解するためには、まずGmailの受信トレイの正しい使い方を知っておく必要があります。

Gmailを始めて使うときに勘違いしやすいのですが、

「受信トレイ」 = 「全てのメール」ではありません!

実は受信トレイは
「TODOが残っているメールだけ残しておく場所」なのです。

すべてのメールは「すべてのメール」という別のボックスがあり、そちらで確認できます。

まず、「受信トレイ」と「すべてのメール」の役割が違うことを憶えておきましょう。

「受信トレイ」と「全てのメール」の基本的な使い方は次のような流れになります。

① メールはまず「受信トレイ」と「すべてのメール」それぞれに入る

対応完了したメールや対応不要のメールは受信トレイから消す

③ 受信トレイには常にTODOが残っているメールだけが残る

④「すべてのメール」には常に全てのメールが残る。検索で探せる。

このように受信トレイを活用することによって、ユーザーのTODO管理はとても楽になります。
なぜなら、受信トレイを見るだけで、常に今後対応の必要があるタスクだけを確認できるようになるからです。

Gmailにはこのような作業の流れをサポートする機能がたくさん搭載されています。
アーカイブ機能もその一つです。

アーカイブとは?

すでに説明したとおり、対応完了したメールはどんどん受信トレイから消しましょう。
この「受信トレイからメールを消すこと」を「アーカイブ」といいます。

ユーザーは対応完了したメールを順次「アーカイブ」することで、受信トレイ(タスクリスト)をキレイに保つことができます。

アーカイブはTODOリストにチェックをつけるようなイメージの作業です。
未完了のTODOを把握するためにとても重要です。

これを理解しているだけでもGmailはとても使いやすくなります。

アーカイブの基本的な操作方法

一番基本的なアーカイブの方法はメール本文からのアーカイブです。

まず受信トレイから、メールを選択して本文を開きます。
そうすると上部に次のようなマークのボタンが表示されます。

このアイコンが「アーカイブ」を意味しています。

このボタンを押すことでメールをアーカイブできます。

アーカイブするということはTODOが完了したということなので、メールは閉じられ、受信トレイが表示されます。

この動きはアーカイブの意味を知らないと勝手にメールが閉じられて受信トレイに飛ばされるのでびっくりします。
(びっくりした経験がある方も多いのでは?)

しかし、アーカイブの意味を知っていれば、とても自然で快適な動きですね。

この操作によって、メールは受信トレイから消えますが、「すべてのメール」にはもちろん残っています。

この基本操作を憶えるだけで、Gmailでのタスク管理はとても快適になります。
次に間違ってアーカイブした際の戻し方についてみていきましょう。

間違ってアーカイブしちゃったときは?

「手が滑って、アーカイブしちゃった!」
「アーカイブしたけど、よく考えたらまだTODOが残ってた!」

こんなときはアーカイブしたメールを受信トレイに戻しましょう。

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法は二通りあります。

その1 アーカイブのキャンセル

アーカイブした直後の数秒間、画面の左下に「取消」ボタンが表示されます。
このボタンをクリックすることでアーカイブをキャンセルでき、受信トレイにメールを戻すことができます。

その2 メール本文から戻す

メール本文から戻すことも可能です。

「すべてのメール」もしくは検索で受信トレイに戻したいメールを開きます。

メール本文の上の方に「受信トレイに移動」ボタンがあるので、そこから受信トレイに戻すことができます。

間違って、アーカイブしてしまったときは、慌てずにどちらかの方法で元に戻しましょう。

様々なアーカイブ方法

最後に、Gmailは様々な方法でメールをアーカイブできるので、その方法についてです。

Gmailを使っていると、様々なシーンでアーカイブしたくなります。

「本文を読んだ。アーカイブしたい」
「件名を見た時点で対応不要とわかった。アーカイブしたい」
「メールに返信したので、同時にアーカイブしたい」

などです。

Gmailはユーザーの様々な利用シーンに応じて、様々な方法でアーカイブできるように設計されています。
詳しくは次の記事にまとめているので、是非参考にしてみてください。

作業効率アップ間違いなし!Gmailのアーカイブの方法、全部解説します!

状況に応じた方法でアーカイブすることで、Gmailでのタスク管理は一層スムーズでシンプルになります。

まとめ

Gmailのアーカイブについて解説しました。

何よりもまずは、「アーカイブってなに?」ということを知っておくことが大切です。
アーカイブを知っているだけでGmailはぐっと使いやすくなります。

アーカイブを使うことでタスク管理は非常に快適になり、仕事の生産性は向上します。
しっかり使いこなせるようになっておきましょう。

ここまで読んでくださってありがとうございました!

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