【2019年版】作業効率アップ間違いなし!Gmailのアーカイブの方法、全部解説します!

Gmailのアーカイブ機能使っていますか!?

アーカイブ機能を使うとGmailのタスク管理がとても快適になり、
仕事の作業効率もかなり変わってきます。

実はこのアーカイブ、ユーザーの様々な作業シーンに合わせて、様々な方法でアーカイブできるようになっています。

「全然知らなかった!だけど一度知ったらもうやめられない!」

そんな便利で快適な方法が実はたくさんあるんです。
私自身も様々な方法を使い分けています。

今回は誰でも知っている基本的な方法も含めて、
様々なアーカイブ方法をまとめました!

対象読者

この記事はこんな方たちを対象としています。

  • いつもメール本文からアーカイブしている(この方法しか知らない)
  • アーカイブし忘れが多く、すぐに受信トレイにメールが溜まる
  • もっとさくさくアーカイブしたい

それでは早速、アーカイブの方法をみていきましょう。

本文から

本文からのアーカイブは一番基本的なパターンです。

PCとスマートフォン、どちらの場合もメール本文の上部のボタンからアーカイブができます。

PC


スマートフォン

一覧から

次にメール一覧からアーカイブする方法を解説します。
PCの場合とスマートフォンの場合で方法が異なります。

PC

PCの場合、まずアーカイブしたいメールにマウスカーソルをあわせてください。
右側にアーカイブのボタンが表示されるので、そのままクリックしてください。

スマートフォン

スマートフォンの場合はアーカイブしたいメールを右か左にスワイプしてください。

一覧から複数同時に

メールの一覧から複数まとめてアーカイブすることも可能です。

PC

メールの左にあるチェックボックスにチェックを入れるとツールバーにアーカイブボタンが表示されます。

スマートフォン

少しわかりにくいですが、スマートフォンでも複数同時にアーカイブが可能です。

まずメール一覧でどれでもいいのでメールを長押しするとメール選択モードに切り替わります。
その後、画面上部のボタンからアーカイブできます。

返信と同時に

意外と知られていないのが、この方法です。

メールによっては返信した時点で対応完了するものもあります。
その場合、返信と同時にアーカイブしたくなりますよね?

Gmailは、返信画面に [送信&アーカイブ] ボタンを表示できます(PC版のみ)。

まず、設定画面を開きましょう。

その後、設定の「全般」タブ、「返信に[送信&アーカイブ]ボタンを表示する」にチェックを入れます。

最後に忘れずに保存しましょう。

すると、返信時にアーカイブボタンが表示されます。

特定のメールを自動でアーカイブ(フィルター)

毎回わざわざ読む必要のない、例えば定形連絡のようなメールがある場合は自動でアーカイブするフィルターを作っておきましょう。

まず、フィルターの作成手順に関しては、次のページを参考にしてください。

Gmailヘルプ メールのフィルタルールの作成

フィルターを作る際、次のように「受信トレイをスキップ」にチェックを入れてください。

通知メッセージから

最後にスマートフォンのメール通知のメッセージからのアーカイブの説明です。

スマートフォン上で通知が届いたら、メッセージを上から下にスワイプしましょう。
アーカイブボタンが表示されるのでそのままアーカイブしてください。

まとめ

今回は様々な方法でできるGmailのアーカイブの方法をそれぞれ解説しました。

仕事のシーンに合わせて上手にメールをアーカイブして、快適でわかりやすいタスク管理を実現しましょう!

ここまで読んでくださってありがとうございました!

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